Hankintajohtajan haaste

Koska hankintaan kiinnitetään kasvavaa huomiota kaikkialla, hankintajohtajien päivittäin kohtaamat haasteet ovat entistä näkyvämpiä. Huomion kasvu on myös lisännyt paineita parantaa hankintatoimen strategiaa sekä tuoda todellista lisäarvoa koko organisaatiolle. 

IBX:n sähköisen uutiskirjeen uudessa artikkelisarjassa käsitellään viittä tärkeintä haastetta, jotka hankintajohtaja kohtaa hankintasuunnitelman menestyksekkäässä toteutuksessa. Haasteet koskevat sekä suoria materiaaleja että epäsuoria materiaaleja ja palveluja.

Ensimmäisenä käsiteltävänä aiheena on hankintaan sisältyvän lisä-arvopotentiaalin hyödyntäminen ja se, miten hankintajohtaja voi ottaa haltuun tämän potentiaalin ja saada johdolta toimintavaltuudet hankintaorganisaation muuttamiselle.

Hankintapotentiaali

Ari-Matti Purhonen,  maajohtaja, IBX Suomi

Näemme hankintaorganisaatioissa valtavasti potentiaalia. Tätä potentiaalia ei vain aina ole helppo havainnollistaa, minkä vuoksi selkeiden parannusten tekeminen sen hyödyntämiseksi on vaikeaa.

Potentiaalin hyödyntäminen on ollut tärkein erottava tekijä parhaiten hankinnassa menestyneiden ja sen kehittämisen hidastelijoiden välillä. Useimmiten on kuitenkin niin, että hankintaorganisaatioiden on vaikea murtaa vanhoja rakenteita ja käynnistää hankinnan muutoksia. Tämä johtuu seuraavista syistä:

• Hankintaorganisaatiolla ei ole kokemusta hankkia toimintavaltuuksia, rahaa ja resursseja, jotka ovat laajan muutosohjelman edellytyksiä 
• Hankintaorganisaatiolla ei ole kokemusta esitellä investointisuunnitelmia toimitusjohtajalle – sijoitusten kannattavuutta ei osata pohtia myynti- ja markkinointiosastojen tapaan 
• Hankintaorganisaatiolla ei ole kokemusta markkinoinnista ja myynnistä. Toisin kuin hankintajohtajat, myyntijohtajat ymmärtävät markkinointiin ja brändiin tehtyjen sijoitusten tärkeyden menestykselle 
• Hankintaorganisaatioiden on muutettava lähestymistapaansa ja kilpailtava muiden organisaatioiden kanssa vahvoilla liiketoiminta-argumenteilla 
• Hankintaorganisaatioiden on rohkeasti laadittava suunnitelma ja vaadittava itselleen rahaa ja tukea vahvoilla liiketoiminnallisilla perusteilla

Tarjoamme hankintaorganisaatioiden tueksi standardisoidun analyysimenetelmän, jolla nykyisen tilanteen pohjalta voidaan laatia muutossuunnitelma. Kutsumme sitä nimellä IBX Value Assesment.

IBX Value Assesment

Olemme kehittäneet arviointimenetelmän useiden eurooppalaisten suuryritysten kokemusten perusteella. Menetelmällä havainnollistetaan lisäarvo ja potentiaali, jota voidaan luoda kehittämällä tai muuttamalla hankintatoimintaa.

Nykyistä tilannetta analysoidaan viidestä näkökulmasta. Onko strategia kokonaistavoitteiden mukainen? Ovatko hankinta, osto ja maksu parhaiden käytäntöjen mukaisia? Ovatko keskittäminen ja hajauttaminen tasapainossa keskenään? Onko tekniikkaa hyödynnetty prosessien sulauttamiseen organisaatioon ja toimintojen automatisointiin? Tukevatko arviointimenetelmät tavoitteiden toteutumista?

Arviointi sisältää myös organisaation hankintatietojen syvä-analyysin. Tämän avulla organisaatiot voivat arvioida parannusten tuomia mahdollisuuksia sekä hankinnan, oston että maksun alueella.

Tuloksena on muutossuunnitelma joka nojautuu vahvoihin liiketoiminnallisiin perusteisiin. Sen avulla hankinnan potentiaalin voi havainnollistaa selkeästi ja ymmärrettävästi, ja suunnitelma on valmis esiteltäväksi ylimmälle johdolle. Se antaa perustan, jonka avulla hankintaorganisaatio voi hankkia toimintavalmiudet oman potentiaalinsa toteuttamiseen.

Kun toimintavalmiudet on saatu, on aika vastata haasteisiin.

Tässä artikkelisarjassa käsitellään näitä haasteita ja seikkoja, joiden avulla tuloksiin päästään. Seuraavassa artikkelinumerossa käsittelemme hankinnan toteuttamista organisaation laajuisesti.

Ari-Matti Purhonen, maajohtaja, IBX Suomi