Yrityksen laajuinen hankinta käyttöön

Hankintajohtajan haaste -sarjan ensimmäisessä artikkelissa käsittelimme hankintatoimen muutoksen arviointia. Tällä kertaa vilkaisemme lähemmin yrityksen laajuista hankintaa ja jaamme näkemyksiä siitä, miten hankinnan uudistukset saadaan onnistumaan. 

Koko yrityksen laajuisen hankinnan käyttö on yleensä helpommin sanottu kuin tehty, ja tähän on useita syitä: hankinta-alan pätevyyden puute, yleisten prosessien puute ja yrityksen laajuisten ratkaisujen puute. Asiaan liittyy myös muutoksenhallintaa, sillä liiketoimintayksiköiden johtajat tai tehtaiden hankintavastaavat ovat usein vastahakoisia luovuttamaan toimittajien valinnan päätäntävaltaa koko yrityksen hankinnoista vastaavalle organisaatiolle. Monet paikalliset ostajat suhtautuvat negatiivisesti yrityksen laajuisen hankinnan käyttöönottoon, koska se haittaa heidän suhdettaan toimittajiin. Hyvätkin muutokset voivat aluksi olla kivuliaita. Muutokset eivät kuitenkaan tapahdu itsestään, vaan prosessi vaatii ohjaamista ja hoitamista. Myös monet paikalliset toimittajat tuntevat muutoksen taakan: ne eivät kannata yrityksen laajuista hankintaa, vaan pitävät sitä uhkana liiketoiminnalleen.

Miten siis yrityksenlaajuisen hankinnan saa toimimaan? Kaksi sanaa: keskitä ja automatisoi. Se on niin yksinkertaista.

Keskitä

Ari-Matti Purhonen,  maajohtaja, IBX Suomi

IBX uskoo vahvasti keskitetysti johdettuun hankintatoimeen. Se on hybridimalli, joka mahdollistaa keskitetylle ratkaisulle ominaisen kokonaiskulujen hallinnan, yrityksen laajuiset yleiset prosessit ja parhaat käytännöt sekä hajautettuun malliin liittyvän paikallisen päätäntävallan ja erikoistumisen. Aberdeen Groupin tuore tutkimus osoittaa, että hankintansa keskittäneet organisaatiot suoriutuvat huomattavasti keskittämättömiä kilpailijoitaan paremmin sekä hankinnan kokonaiskustannusten hallinnan että säästöjen toteuttamisen osalta.

Yrityksen laajuisesta hankinnasta puhuttaessa keskitetysti johdettu hankintaorganisaatio antaa hankinnan ammattilaisten keskittyä siihen, minkä he parhaiten osaavat: markkinahintaisten hankintojen varmistamiseen. Keskitetysti johdettu hankintaorganisaatio soveltuu paremmin työntekijöiden pätevyyden hyödyntämiseen ja parhaiden käytäntöjen kehittämiseen. Lisäksi organisaatio voi keskittyä muutoksenhallintaan ja muutosten sisäisen vastustuksen hallintaan.

Keskitetyllä organisaatiolla on parempi lintuperspektiivin näkymä yrityksen kokonaiskustannuksiin, jolloin sen on helpompi keskittyä kriittisiin ja strategisiin materiaaleihin yrityksen laajuisesti. Organisaatio pystyy myös tunnistamaan käyttäytymiskaavoja koko yrityksessä ja suunnittelemaan niiden mukaan prosesseja ja strategioita. Selvät ja viralliset prosessit tuovat organisaatiolle turvallisuutta ja selkeää suuntaa.

Tämän lähestymistavan avulla hankintaorganisaatiot voivat myös ulkoistaa ei-strategisia osa-alueita, jolloin mitään säästöjä ei jätetä hyödyntämättä ja yritys saa kaikki hyödykkeet markkinahintaan.

Keskitetysti hallitun organisaation on helpompi toteuttaa muutoksia. IBX:n kehittämä ratkaisu on ydintiimi, joka toimii tiedottajana, motivoijana ja asiantuntemuksen lähteenä. Tämä ratkaisu on osoittautunut hyvin tehokkaaksi tavaksi välittää osaamista ja tietoa koko organisaatioon.

IBX on kehittänyt myös ammattimaisia hankintapalveluita, jotka vähentävät hankintatoimen työtaakkaa ja vauhdittavat sähköisen hankinnan hyödyntämistä. Palveluiden avulla hankintaorganisaatiot voivat keskittää resurssinsa strategiseen hankintaan, ja IBX hoitaa pitkälliset ja työläät valmisteluvaiheet ja toimittajien koulutuksen.

Automatisoi

Tämän päivän normi on automatisoitu ja sähköinen hankinta. Sähköisen hankinnan avulla hankintaorganisaatio saavuttaa enemmän vähemmällä: hankintoja tehdään useammilta toimittajilta, monimutkaisia tarjouksia analysoidaan tarkemmin, ja hankintaprosessin kesto saadaan lyhennettyä viikoista päiviksi.

Mutta vaikka sähköisestä hankinnasta on tullut alan standardi, monissa hankintaratkaisuissa unohdetaan silti tukipalvelut. Siksi IBX on kehittänyt Managed Services -palveluita, jotka vauhdittavat sähköisen hankinnan hyödyntämistä ja antavat hankintatiimin keskittyä ydinasioihin.

IBX Service Desk Source huolehtii pitkällisestä ja työläistä valmisteluvaiheista ja toimittajien koulutuksesta. Palvelu on kehitetty vauhdittamaan sähköisen hankinnan käyttöönottoa ja hyödyntämistä organisaatiossa tarjoamalla kattavasti saatavilla olevaa tukea.

Mittaa saavutukset ja tiedota onnistumisista

Yrityksen laajuisen hankinnan onnistunut käyttöönotto on kiinni viestinnästä. Muista tiedottaa menestystarinoista. Näin saat kaikki puolellesi. Älä myöskään unohda mitata tuloksia: tee vertailuja yrityksen ja kilpailijoiden välillä ja strategisten osa-alueiden välillä.

Kun ylimmän johdon tuki on varmistettu, yleisen prosessin ja yhden hankintaratkaisun malli saa varmasti tukea koko liiketoimintayksiköltä. Ja kun tiedotat menestyksestä, muut yksiköt seuraavat esimerkkiä ja omaksuvat keskitetysti johdetun hankintamallin. Yrityksen laajuisessa hankinnassa piilee suurta, hyödyntämätöntä potentiaalia, ja IBX:llä on syvää asiantuntemusta hankintatoimen muuttamiseen.

Ari-Matti Purhonen, maajohtaja, IBX Suomi