Hankintajohtajan haaste, osa 3: Sähköisen ostoratkaisun myyminen organisaatiolle

Hankintaorganisaatioiden suurimpia ongelmia on se, kuinka säästöt tosiasiassa haalitaan kokoon. Olemme varmasti kaikki samaa mieltä, että hankinnan onnistuminen riippuu pitkälti sopimusten noudattamisesta organisaatiossa. Hankintasopimusten visualisointi ja markkinointi ovat nykypäivänä hankintatoimen merkittävimpiä haasteita. 

Tätä voi tarkastella myyntiprosessina.

Aivan kuten missä tahansa myynnissä, potentiaalisten ostajien houkutteleminen vaatii kiinnostavan tuotteen. Ja kun kauppa on tehty, asiakkaan on oltava sitä mieltä, että kauppa oli hänelle kannattava.

Mitä olet siis myymässä?

Sopimuksiasi.

Ja miten niitä markkinoidaan? 

Helppokäyttöisellä yrityksen laajuisella sähköisellä ostoratkaisulla.

Olemme jo käsitelleet strategista hankintaa ja sitä, miten yrityksen laajuisen hankinnan voi toteuttaa nopeammin (katso IBX-uutiskirje 4/2007: http://www.ibxeurope.com/?id=3334), joten siirrytään suoraan sähköisen ostoratkaisun käyttöönoton ja täyden toteuttamisen etuihin ja haittoihin.

Sähköisessä ostossa on kaksi kulmakiveä, joista ostoratkaisun toteutuminen on kiinni: käytettävyys ja sisältö. Nämä kaksi tekijää ovat oleellisen tärkeitä sopimusostamisen lisäämisessä. Sopimusostamiseen vaikuttavat tietysti muutkin tekijät, kuten eri osapuolien mukanaolo, kokonaiskustannuksien huomioiminen, vahva ja hyvin toteutettu strateginen hankinta ja paikallisten tarpeiden punnitseminen. Käyttäjien enemmistön hyväksynnän voittamisessa on kuitenkin ennen kaikkea kyse käytettävyydestä ja sisällön laadusta.

Kaikki työntekijät mukaan

Asiakkaasi eli työntekijät, jotka tulevat käyttämään sähköistä ostoratkaisua, voidaan jakaa kolmeen ryhmään:

1. kaiken oppiviin,

2. helpot asiat oppiviin ja

3. aina apua tarvitseviin.

Tilastollisesti asian voi esittää alla olevan käyrän avulla, ja tavoitteena on saada mahdollisimman paljon käyttäjiä helpot asiat oppivien segmenttiin.

Kuva 1: Työntekijät – ostoratkaisun asiakkaat luokitellaan tilastollisesti kolmeen ryhmään, joilla on eri tarpeet.

Kaiken oppivat ovat varhaisia sopeutujia, jotka ottavat innolla vastaan uuden tekniikan eivätkä anna minkään häiritä – kuten vaikkapa sekavan käyttöliittymän tai asiaankuuluvan sisällön puutteen. He ovat kuitenkin poikkeuksia. Valtaosa työntekijöistä kuuluu helpot asiat oppivien kategoriaan, ja he seuraavat jälkiäsi, kunhan vain polku on tarpeeksi selvä. He tuntevat internetin ja olettavat kaikkien web-pohjaisten ratkaisujen olevan yhtä helppokäyttöisiä kuin Google.com ja tarjoavan yhtä laadukasta, joustavaa ja läpinäkyvää sisältöä kuin Amazon.com. Lopuksi on aina apua tarvitsevien ryhmä. Tämä ryhmä on harvalukuinen mutta usein äänekäs ja voi saada veneen keikkumaan, vaikka myrskyä ei olisikaan näkyvissä. Heidän mukaan saamisekseen sähköinen ostoratkaisu vaatii tukipalveluja, kuten "puolesta ostaminen" ja avustettu ostaminen.

Kuten alla oleva kuva osoittaa, sopimusostamisen lisäämisessä on valtava potentiaali.

Kuva 2: Kulujen vähentäminen ja sopimusostamisen lisääminen takaavat yhdessä parhaimman tuloksen.

Epäsuorien materiaalien ja palveluiden ostojen jakautuminen

Helppo ja suoraviivainen käyttöliittymä tukipalveluineen ei kuitenkaan yksin riitä. Ratkaisun täytyy mahdollistaa useita kotiinkutsumenetelmiä. Perinteisesti sähköiset ostoratkaisut ovat keskittyneet vain tuoteluettelojen perusteella tehtäviin ostoihin. Ongelmana on, että vain 25-35 prosenttia yrityksen ostoista voidaan tehdä tuoteluettelojen kautta ja loput ostot on tehtävä muilla kotiinkutsumenetelmillä, esimerkiksi käyttäjän määrittämät tilauslomakkeet, kytketyt tuotteet, tarjouspyynnöt, ajastetut hankinnat tai ennakkotilaukset

Kuva 3: Epäsuorien materiaalien ja palveluiden ostojen jakautuminen osa-alueittain. Vain 32 prosenttia ostoista vodaan tehdä perinteisten tuoteluettelojen perusteella, loput 68 prosenttia vaatii kehittyneempiä ostotapoja.

Miksi sisällön laadulla on väliä

Asetu työntekijöiden asemaan. Tarvitset apua projektiin ja kaipaat pikaisesti konsulttia. Lukuisista yrityksistäsi huolimatta sähköisen ostoratkaisun hakukone näyttää tyhjää kerta toisensa jälkeen. Luultavasti käännät selkäsi lopullisesti ostoratkaisuille, tartut puhelimeen ja soitat vanhalle koulukaverillesi paikalliseen konsulttifirmaan. Epäilemättä rikot yrityksen hankintasääntöjä, mutta saat kuitenkin työn hoidettua, ja se oikeuttaa tekosi. Vai oikeuttaako?

Sisällön laatu kulkee käsi kädessä kehittyneiden ostotapojen kanssa. Molemmat ovat yhtä tärkeitä kustannussäästöjen saavuttamiseksi ja asiakkaittesi sitouttamiseksi sähköiseen ostoratkaisuun.

Hakukone löytää vain saatavilla olevan sisällön – ja jos sisältö on heikkolaatuista, kehittyneinkään hakukone ei tuota kelvollisia tuloksia.

Joskus voi olla vaikeaa varmistaa, että toimittajat tarjoavat kelvollista sisältöä. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla vaikeaa. Tuoteluettelojen laadunarvioinnin tuloskortit antavat perusteellista tietoa toimittajan tarjoaman sisällön laadusta verrattuna huippuluokkaan. Lisäksi niistä saa selkeitä ja tehokkaita vinkkejä sisällön laadun parantamiseen – ja ne tuovat todistetusti vauhtia toimittajan liiketoimintaan. Tämän pitäisi itsessään toimia kannustimena toimittajille.

Sisällön laatu ei kuitenkaan ole pelkästään toimittajien huolenaihe. Huono sisällön laatu voi viivästyttää tai tehdä kokonaan tyhjäksi sähköisen ostoratkaisuhankkeen.. Ensivaikutelmat säilyvät pitkään. Mikäli siis käyttäjillä on huonoja kokemuksia sähköisestä hankintaratkaisusta, he todennäköisesti eivät turvaudu siihen uudelleen omin päin.

Loppukäyttäjän yhtälö

Intuitiivinen käyttöliittymä + kattavat kotiinkutsumenetelmät + laadukas sisältö = tyytyväiset asiakkaat.
Jokainen tietää, että tyytyväinen asiakas tulee takuuvarmasti ostamaan lisää. Nimenomaan tätä tarvitaan sähköisen ostoratkaisun käyttöönoton onnistumiseksi.

Ari-Matti Purhonen, maajohtaja, IBX Suomi