Hankintajohtajan haaste, osa 4: Osto- ja maksuprosessien yhtenäistäminen

Kuten hyvin tiedämme, laskujen täsmäytys, oli se sitten kaksitasoista (ostotilaus ja lasku) tai kolmitasoista (ostotilaus, vastaanotto ja lasku), on aikaa vievää, työlästä ja virhealtista manuaalista työtä, joka tarjoaa suuret mahdollisuudet automatisoinnille. Eikä ongelma koske vain ostajapuolta, vaan maksurutiinit ovat vaivalloisia myös toimittajille. Heikko tiedon laatu laskuissa tarkoittaa heikkoa jäljitettävyyttä, mikä puolestaan lisää luvattomien tilausten läpipääsyn riskiä. Sudenkuoppia on paljon, ja nykypäivän tiukan yrityshallinnon valossa tämä on monille yrityksille suuri ongelma. Hyväksymisen toteuttaminen vasta laskun saapuessa on liian myöhäinen vaihe ostopäätöksien hallintaan.

Mikä on siis ratkaisu? Miksi niin monet ovat yhä jälkijunassa, vaikka ongelma on niin yleinen? Osto- ja maksuprosessien yhtenäistäminen on monella tavalla palkitsevaa. Niinpä asian hoitamiseen pitäisi hellitä helpolla valtuudet.

Osto- ja maksuprosesseissa on valtavasti potentiaalia prosessikulujen vähentämiseen, kustannusten läpinäkyvyyden lisäämiseen ja sopimusostamisen virtaviivaistamiseen. Vieläkin parempia tuloksia ja synergiaetuja saat, jos nämä kaksi prosessia ovat yhteydessä toisiinsa.

Menestys kuitenkin vaati tiettyjen esteiden ylittämistä.

Ongelma yksi: Sopimusten noudattaminen ja prosessien noudattaminen

Sopimusostaminen on monille ostotoimille ongelmallinen asia, ja voi olla vaikeaa saada sopimuksille suosiota yrityksen sisällä (loppukäyttäjiltä). Sopimusostamisen eduista päästään kuitenkin nauttimaan vasta, kun ostoprosessia noudatetaan. Osto- ja maksuprosessien yhtenäistämisestä voi olla suurta apua asiassa.

Karkea, mutta erittäin tehokas ase voi olla "ei ostotilausta, ei maksua" -politiikka. Olemme nähneet monia esimerkkejä, kuinka tämä lähestymistapa on sekä mullistanut osto-organisaation, että antanut toimittajille välineet maksukiistojen ja muiden kalliiden juridisten käsittelyjen minimointiin.
Pähkinänkuoressa tämä menettely tarkoittaa, että mitään laskua ei makseta, ellei sitä ole merkattu hyväksytyllä ostotilausnumerolla. Täysin automatisoidussa prosessissa virheelliset laskut hylätään, ennen kuin ne pääsevät ostovelkoihin saakka, kun taas oikeat laskut ohjataan suoritettavaksi. Maksaminen on lähes kokonaan automatisoitu, joten kumpikin osapuoli välttyy monilta virhealttiilta toimilta.

"Ei ostotilausta, ei maksua" -politiikka tarkoittaa myös, etteivät loppukäyttäjät voi kiertää ostoprosessia ja toimittajat pakottavat loppukäyttäjät sähköiseen hankintaratkaisuun vaatimalla ostotilausta.

Ongelma kaksi: Epäselvä organisaatio ja prosessin omistajuus

Valitettavasti monet ostotoimet ovat yrityksen organisaatiossa erillään kirjanpidosta. Heterogeenisten ratkaisujen ollessa käytössä tämä tarkoittaa usein yrityksen toimintojen välisiä tiimejä, joiden on käytettävä useita eri ratkaisuja saadakseen kokonaiskuvan kustannuksista.

On vaikeaa taata sähköisen hankinnan ja ostovelkatoiminnon sujuva integrointi, jos ei ole selvää, kuka organisaatiossa omistaa koko prosessin. Onko se hankintajohtaja vai talousjohtaja, ovatko molemmat johtoryhmässä, kilpailevatko he asemasta tai kiitoksista?

Yksi asia on varma: jos halutaan hyötyä kaksi- tai kolmitasoisesta täsmäytyksestä ja ostotilausten/laskujen automatisoinnista, kaikkien on pelattava samassa joukkueessa.

Ongelma kolme: Heterogeeninen toimittajakanta

Toimittajien saaminen mukaan sähköiseen hankintaprosessiin voi toisinaan olla vaikeaa, mutta kuten kerromme Purchasing Transformation -kirjassa, toimittajia voi käyttää sopimusostamisen edistämiseen, ja samalla voidaan yhtenäistää osto- ja maksuprosessit. Purchasing Transformation -kirjassa Abdülkadir Tekin esittelee "metsästäjä-paimen-saalis"-lähestymistavan ja kuvailee, miten toimittajat voi saada innostumaan sähköisen hankinnan projektista.

Toimittajille sähköinen hankinta varmistaa, että ostava organisaatio täyttää lupauksensa (sopimuksen) – eli ostaa sovitun määrän virallisen kanavan kautta.

Lisäksi nykyisten tilaustenhallinnan ratkaisujen ansiosta pienimmätkin toimittajat voivat hyötyä sähköisistä laskuista ja laskujen täsmäytyksestä: maksu saadaan nopeammin ja kiistojen riski vähenee. Ennestään integroituneille ja automatisoituneille toimittajille sähköinen hankinta tarkoittaa laajempaa automatisointia, mikä virtaviivaistaa liiketoimintaa entisestään.

Osto- ja maksuprosessien yhtenäistäminen antaa loistavia tilaisuuksia prosessikulujen vähentämiseen, ja samalla voit lisätä kustannusten näkyvyyttä ja saat uuden välineen sopimusostamisen edistämiseen. Tartu siis tilaisuuteen ja vähennä säästöjä erinomaisella keinolla. ´

Ari-Matti Purhonen, maajohtaja, IBX Suomi