Sähköinen hankinta tehostaa ostoprosesseja Kuopion seudulla

Antti Tervo, Kuopion kaupungin logistiikkapäällikkö

Kuopiossa siirryttiin vuonna 2005 sähköiseen hankintaan. Alusta asti mukana ollut IBX toimii linkkinä ostajien ja toimittajien välillä. Tällä hetkellä sähköisen hankinnan järjestelmällä on noin 2 500 käyttäjää, ja mukana on 27 kunnallista organisaatiota.

- IBX huolehtii hankintaprosessin sähköistämisestä ja varmistaa, että toimittajien tuotesisällöt ovat tilaajien saatavilla. Teemme ostamisen helpoksi tuottamalla tuote- ja palvelusisältöjä sähköiseen muotoon, IBX Finlandin maajohtaja Ari-Matti Purhonen kertoo.

Kuopio on kuntasektorilla ensimmäinen toimija, joka on ottanut sähköisen hankinnan käyttöön näin laajasti jo useampia vuosia sitten. Suuntaus on, että kunnat, kaupungit ja valtionhallinto siirtyvät käyttämään sähköistä hankintaa.

Viime vuonna yli puolen miljoonan euron säästö

Kuopion seudun hankintatoimessa on pystytty saamaan uudesta toimintatavasta selkeitä säästöjä. Kun ostot hoidetaan sopimustoimittajien kautta, ovat hinnat edullisempia ja jatkossa saadaan solmittua parempia sopimuksia toimittajien kanssa.

- Olemme laskeneet, että voimme säästää ainakin 20 euroa tilausprosessia kohti, kun teemme tilauksen sähköisen järjestelmän avulla emmekä vanhalla tavalla. Kokonaisuudessaan laskennallinen hintahyöty esimerkiksi viime vuonna oli noin 600 000 euroa, Kuopion kaupungin logistiikkapäällikkö Antti Tervo sanoo.

Sähköisen hankinnan myötä ostoprosessi tehostuu ja työaikaa säästyy. Henkilöstö voi keskittyä ydintehtäviinsä.

- Tämä on tapa parantaa tuottavuutta. Esimerkiksi terveydenhuollossa jää enemmän aikaa hoitotyöhön. Tämä on yksi ratkaisu kuntasektorin resurssipulaan. Purhonen uskoo.

Tilausmäärät kymmenkertaistuneet muutamassa vuodessa

- Suurimmat haasteet liittyivät alkuvaiheeseen, kun järjestelmässä oli hyvin vähän sisältöä. Jos järjestelmissä ei ole tuotteita, sinne ei tule tilaajia. Jos ei ole tilaajia, eivät myöskään toimittajat kiinnostu. Alkuvaiheessa jatkuvat tiedottaminen ja koulutus olivatkin keskeisessä roolissa. On tärkeää saada tilaajat ja toimittajat samanaikaisesti mukaan, Tervo kertoo.

Vuoden 2005 lopussa tilauksia tehtiin kuukaudessa vain muutamia satoja. Vuodelle 2008 tavoitteeksi on asetettu 33 000 tilausta, joiden arvo on yhteensä noin 6,6 miljoonaa euroa.

- Olemme olleet tyytyväisiä IBX:n palveluun. Esimerkiksi loppukäyttäjien mielestä tuoteluetteloiden laatu on korkea. IBX on panostanut projektiin täysillä. He myös seuraavat jatkuvasti tilannetta ja tarjoavat kehitysehdotuksia. Lisäksi heillä on osaamista itse hankintojen tekemisestä, Tervo sanoo.